poniedziałek, 30 listopad -0001 00:00

Umowy o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi z instytucją finansową

Napisała 

PPK przewiduje obowiązek zawierania dwóch rodzajów umów w ramach PPK – umowy o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK. Zasadniczą różnicą pomiędzy tymi umowami jest charakter stosunków prawnych powstających w wyniku ich zawarcia. Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana, a pomiędzy podmiotem zatrudniającym a wybraną instytucją finansową. Z kolei umowę o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawiera również z instytucją finansową, tylko że w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych.

Umowa o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK wyznacza najważniejsze ramy programów tworzonych przez dany podmiot zatrudniający uczestników PPK, w tym w szczególności zakreśla podstawowe zasady funkcjonowania PPK, które zostały wynegocjowane pomiędzy podmiotem zatrudniającym
a wybraną przez niego instytucją finansową.  Innymi słowy, umowa o zarządzanie PPK jest umową, która określa podstawowe warunki, na jakich będą zawierane i wykonywane umowy o prowadzenie PPK.

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.

Art. 10 PPKU zawiera enumeratywne wskazanie obligatoryjnych elementów, które powinna zawierać umowa o zarządzeniu PPK. W katalogu tym zostało wyszczególnionych 11 kwestii, które powinny zostać uwzględnione w omawianej umowie.  Ustawodawca w przepisie tym posłużył się wyrażeniem „w szczególności” co wyraźnie wskazuje, że katalog ten ma charakter otwarty i strony umowy (podmiot zatrudniający oraz instytucja finansowa) mogą uregulować w treści umowy inne ważne dla nich kwestie, o ile nie będą one sprzeczne z innymi przepisami prawa, w tym w szczególności z przepisami PPKU. Taka umowa nie może również zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy.

Niemniej jednak, umowa o zarządzanie PPK – zgodnie z art. 10 PPKU winna określać w szczególności takie elementy jak: 1) strony umowy; 2) nazwę funduszy zdefiniowanej daty, o których mowa w art. 38 lub art. 39 PPKU, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową; 3) warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK; 4) warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w pkt 2; 5) warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu; 6) wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych; 7) sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat; 8) maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy; 9) warunki zmiany umowy; 10) warunki i okres wypowiedzenia umowy; 11) warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że w umowie tej brak jest elementów przedmiotowo istotnych dla umowy ubezpieczenia. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie skutkuje zatem powstaniem stosunku prawnego między instytucją finansową (zakładem ubezpieczeń) a osobą zatrudnioną, w tym nie skutkuje objęciem osoby zatrudnionej ochroną ubezpieczeniową – w przeciwieństwie do umowy o prowadzenie PPK, o czym mowa w dalszej część komentarza.
Szczególne postanowienia umowy o zarządzanie PPK winna zawierać umowa zawierana z zakładem ubezpieczeń. Jak stanowi art. 10 ust. 2 PPKU, do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia.

Ponadto, umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także: 1) wysokość sumy ubezpieczenia; 2) wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2 PPKU; 3) brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Wskazać również należy, że umowa o zarządzanie na wniosek wybranej instytucji finansowej podlega wpisowi do centralnej ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju S.A..

Umowę o zarządzanie PPK podmiot zatrudniający zawiera z instytucją finansową (art. 7 ust. 1 i 2 PPKU), nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (art. 8 ust. 1 PPKU).

Co ciekawe, obowiązek zawarcia umów o zarządzanie PPK dotyczy również podmiotów zatrudniających, w których wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (art. 23 ust. 2 PPKU). Rezygnacje pracowników z dokonywania wpłat nie mają wpływu na obowiązek pracodawcy w zakresie zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Jednocześnie jednak w takiej sytuacji podmiot zatrudniający nie podpisuje z instytucją finansową umowy o prowadzenie PPK, której załącznik stanowi lista osób będących uczestnikami PPK.
Pracodawca, który nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego u tego pracodawcy (art. 106 PPKU). Z treści tego przepisu można wysnuć wniosek, że grzywna może zostać nałożona na podmiot zatrudniający zarówno w przypadku braku zawarcia przez podmiot zatrudniający umowy o zarządzanie PPK, jak też w razie nieterminowego jej zawarcia.

Umowa o zarządzanie PPK może zostać wypowiedziana zarówno przez instytucję finansową, jak i podmiot zatrudniający. Uprawnienia takiego nie posiada natomiast – co oczywiste – uczestnik PPK.

PPKU wyłącznie dla pracodawcy zastrzega szczególne warunki, które musi spełnić w przypadku wypowiedzenia umowy o zarządzania PPK (art. 12 PPKU). W takiej sytuacji ma on obowiązek niezwłocznie (nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową) zawrzeć umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników, którzy w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez pracodawcę umowy o zarządzanie z inną instytucją mieli zawartą umowę o prowadzenie PPK. Pracownik będzie miał prawo zdecydować, czy chce dokonać wypłaty transferowej środków zgromadzonych na jego rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana, na rachunek prowadzony przez inną instytucję finansową, czy też chce pozostawić środki na rachunku PPK prowadzonym przez dotychczasową instytucję finansową.

W przypadku nieotrzymania od pracownika, w formie pisemnej, informacji o braku zgody na złożenie przez pracodawcę wniosku o wypłatę transferową środków, podmiot zatrudniający składa, w imieniu pracownika za pośrednictwem podmiotu zarządzającego inną instytucją finansową, wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na rachunku PPK prowadzonym dla osoby zatrudnionej przez instytucję finansową, której umowa o zarządzanie PPK została wypowiedziana przez podmiot zatrudniający, na jej rachunek PPK, prowadzony przez inną instytucję finansową.

W przeciwnym razie, tj. w przypadku braku zgody uczestnika PPK na złożenie wniosku o wypłatę transferową – środki dotychczas zgromadzone na rachunku PPK prowadzonym przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł na rzecz tego uczestnika PPK
i w jego imieniu podmiot zatrudniający, pozostają na tym rachunku PPK do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu. Kolejno instytucja finansowa informuje podmiot zatrudniający o wypłacie, wypłacie transferowej lub zwrocie środków zgromadzonych na rachunku PPK
w oparciu o umowę o prowadzenie PPK zawartą w imieniu i na rzecz uczestnika PPK przez ten podmiot zatrudniający, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przeprowadzona została wypłata, wypłata transferowa lub zwrot.

Umowa o prowadzenie PPK

Z instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK, podmiot zatrudniający zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w podmiocie zatrudniającym umowę o prowadzenie PPK (art. 14 ust. 1 i 2 PPKU), której załącznikiem jest lista uczestników PPK. Co za tym idzie, pracodawca nie musi zawierać osobnej umowy dla każdego pracownika. Lista uczestników PPK stanowiąca załącznik do umowy o prowadzenie PPK będzie bowiem na bieżąco aktualizowana, a jej zmiana – co ważne – nie stanowi zmiany umowy o prowadzenie PPK.

Podobnie jak w przypadku umowy o zarządzanie ustawodawca w art. 20 PPKU poprzez zastosowanie frazy „w szczególności” wskazuje elementy przedmiotowo istotne dla umowy o prowadzenie PPKU. Do minimalnego zakresu, jaki powinien zostać uregulowany w umowie należy określenie takich elementów jak: 1) strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową; 2) dane identyfikujące uczestnika PPK; 3) sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat; 4) nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową; 5) warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa powyżej; 6) sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa powyżej; 7) sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, o którym mowa powyżej, 8) warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu; 9) sposób składania dyspozycji; 10) zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK; 11) maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

W przeciwieństwie do umowy o zarządzanie PPK – jak wskazuje powyższe – umowa o prowadzenie PPK jest umową ubezpieczenia w rozumieniu art. 805 KC. Zgodnie z art. 14 ust. 1 PPKU podmiot zatrudniający zawiera ją w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Art. 18 PPKU stanowi wyraźnie, że stroną umowy jest uczestnik PPK, co niewątpliwie przesądza o jej indywidualnym charakterze, jako umowy ubezpieczenia. A zatem należy uznać, że z chwilą zawarcia umowy o prowadzenie PPK osoba zatrudniona zostaje również objęta ochroną ubezpieczeniową.
Art. 20 ust. 2 PPKU zawiera postanowienia szczególne dotyczące jedynie przypadku, kiedy dochodzi do zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń. Wówczas do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Ponadto, umowa o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także: 1) wysokość sumy ubezpieczenia; 2) wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2 PPKU; 3) brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Stosownie do art. 16 ust. 1 PPKU, umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, co do zasady, zawiera się po upływie trzeciego miesiąca ich zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.

Art. 134 ust. 2 PPKU ustanawiający termin zawarcia umów o prowadzenie PPK, w odróżnieniu od ww. zasady zawartej w art. 16 PPKU i wskazującej na „3 miesiące zatrudnienia”, posługuje się pojęciem „3 miesięcy”. Termin 3 miesięcy liczony jest tu odpowiednio od dnia: 1) 1 lipca 2019 r.; 2) 1 stycznia 2020 r.; 3) 1 lipca 2020 r.; 4) 1 stycznia 2021 r. Mając na względzie dyspozycję art. 110 KC, który, w przypadku braku regulacji określającej sposób obliczania terminu oznaczonego ustawą, każe stosować w tym zakresie przepisy KC, zastosować należy w tym przypadku art. 112 KC. Zgodnie z tymże przepisem, termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Zatem termin 3 miesięcy, o którym mowa w art. 134 ust. 2 PPKU upływa odpowiednio z dniem: 1) 1 października 2019 r.; 2) 1 kwietnia 2020 r.; 3) 1 października 2020 r.; 4) 1 kwietnia 2021 r.

Uwzględniając obowiązek, o którym mowa w art. 16 ust. 1 PPKU, tj. zawarcia umów o prowadzenie PPK w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną, oraz kierując się zasadami KC, w myśl których termin oznaczony
w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (art. 111 § 1 KC), a jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą (art. 115 KC), pierwsze umowy o prowadzenie PPK należy zawrzeć odpowiednio do dnia: 1) 12 listopada 2019 r.; 2) 11 maja 2020 r.; 3) 10 listopada 2020 r., 4) 10 maja 2021 r.

Natomiast umowy o zarządzanie PPK, stosownie do art. 134 ust. 3 PPKU, należy zawrzeć nie później niż 10 dni roboczych przed upływem wyżej wskazanych terminów, tj. odpowiednio do dnia: 1) 25 października 2019 r.; 1) 24 kwietnia 2020 r.;, 3) 27 października 2020 r.; 4) 23 kwietnia 2021 r. Natomiast, wszystkie podmioty zatrudniające wchodzące w skład sektora finansów publicznych podpisują umowę o prowadzenie PPK do 10 kwietnia 2021 r.

Wyjątek od wskazanych reguł – o czym już wcześnie sygnalizowano – dotyczy podmiotów zatrudniających należących do jednej grupy kapitałowej. Podmioty te, zgodnie z art. 134 ust. 4 PPKU, uprawnione są do zawierania umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK w terminie, w którym ustawa o PPK ma zastosowanie w stosunku do podmiotu zatrudniającego, który zatrudnia największą liczbę osób zatrudnionych w tej grupie kapitałowej. Należy pamiętać, że jest to jedynie uprawnienie a nie obowiązek, a zatem podmioty zatrudniające mogą, ale nie muszą skorzystać z takiego rozwiązania.

Konkludując, analiza przepisów przejściowych i końcowych PPKU skłania do przyjęcia stanowiska, zgodnie z którym najwcześniejszym terminem obowiązywania jej regulacji wobec podmiotów zatrudniających jest dzień 1 lipca 2019 r., od którego z kolei należy liczyć maksymalny termin zawarcia umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK.

W następnej kolejności należy ustalić, jak liczyć okres 3-miesięcznego zatrudnienia określonego w art. 16 ust. 1 PPKU. Dla przykładu, pracownik zatrudniony u pracodawcy zatrudniającego powyżej 250 pracowników został zatrudniony ponownie 13 sierpnia 2019 r. W pierwszym półroczu tego samego roku wykonywał już pracę na rzecz tego pracodawcy przez okres 3 miesięcy. W takim przypadku, zgodnie z art. 134 ust. 2 PPKU, okres zatrudnienia nie ma znaczenia w przypadku osób zatrudnionych w dniu, od którego znajduje zastosowanie PPKU do danego podmiotu zatrudniającego. Tym samym, w podmiotach zatrudniających, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. – dla osób zatrudnionych 1 lipca 2019 roku w tym podmiocie termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie jest zależny od upływu 3-miesięcznego okresu zatrudnienia u tego pracodawcy. Jednakże dla każdej osoby zatrudnionej po dacie, od której dany podmiot zatrudniający ma obowiązek stosować PPKU, umowa o prowadzenie PPK zawierana jest po upływie 3-miesięcznego okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, liczonego w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia, co wprost wskazuje art. 16 ust. 1 PPKU.

Na podstawie art. 16 ust. 2 PPKU do okresu zatrudnienia, o którym mowa powyżej, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną. Jednak, stosownie do art. 134 ust. 1 PPKU,  dla osób zatrudnionych po dniu objęcia danego podmiotu zatrudniającego przepisami PPKU, do terminu zawarcia przez niego umowy o prowadzenie PPK (okres przejściowy), art. 16 PPKU będzie miał zastosowanie jedynie w sytuacji, gdy chodzi o wymóg posiadania przez osobę zatrudnioną określonego w tym przepisie okresu zatrudnienia.

Dla tychże osób termin, na zawarcie umowy o prowadzenie PPK ustalany będzie na podstawie art. 134 ust. 2 PPKU. A zatem będzie identyczny jak dla osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym w dniu, w którym PPKU zaczyna mieć do niego zastosowanie.

Okres zatrudnienia, o którym mowa w art. 16 PPKU, należy liczyć w sposób wynikający z KP – jeśli chodzi o umowy regulowane KP, a w przypadku umów regulowanych KC-zgodnie z przepisami tego kodeksu.