piątek, 01 luty 2019 09:36

Zmiany w Kodeksie Pracy w zakresie form monitorowania pracy pracowników

Napisał  Wojciech Ośka

Projekt ustawy wdrażającej RODO przewiduje nowelizacje Kodeksu Pracy w zakresie stosowania monitoringu w stosunkach pracy. Niektóre z propozycji stoją jednak w sprzeczności z unijnymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, lub też – z Konstytucją RP.

Monitorowanie pracowników bardzo dynamicznie się zmienia. Powstają innowacyjne formy sprawdzania obecności czy też aktywności pracownika, które jednak w wielu przypadkach mogą kolidować z przepisami RODO. Ministerstwo Cyfryzacji wspólnie z Urzędem Ochrony Danych Osobowych sprawdzają na bieżąco pojawiające się wątpliwości.

Potrzeba konsultowania ze związkami zawodowymi

Według nowych przepisów na pewno wyłączona będzie możliwość monitorowania pomieszczeń związanych z działalnością związków zawodowych, a np. pomieszczenia sanitarne co do zasady będą mogły być objęty monitoringiem, ale także tylko za zgodą związków zawodowych. Związki zawodowe na pewno będą pilnować zgodności prawa z ochroną danych pracowników, dlatego wdrażane zmiany warto z nimi konsultować.

Czujniki obecności a ochrona danych biometrycznych

Oprócz występujących masowo form sprawdzania pracowników, takich jak: GPS, sprawdzanie służbowej poczty elektronicznej, sprawdzanie aktywności pracowników w sieci czy monitorowanie połączeń telefonicznych, cały czas powstają nowe formy monitorowania. Takim innowacyjnych rozwiązaniem są tzw. czujników obecności pracowników, które reagują np. na zmiany temperatury i ruch, informując automatycznie pracodawcę o opuszczeniu stanowiska pracy przez danego pracownika. Pracodawcy tłumaczą użycie tych narzędzi potrzebą zdobycia wiedzy pozwalającej im na prawidłową organizację pracy czy dbałością o przestrzeń biurową i jej ergonomię. W związku z tym pojawiają się jednak pewne wątpliwości. Otóż temperatura ciała, ze względu na to, że jest inna dla każdego z nas, jest daną biometryczną. Tymczasem co do zasady dane biometryczne to te z grupy danych szczególnych kategorii, o których zbieraniu każdy powinien być w klarowny sposób informowany. Co gorsza zbieranie danych biometrycznych powinno następować tylko w przypadkach, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnych informacji, których ujawnienie może skutkować konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. Ze względu na złożoność procesów występujących u przedsiębiorców Ministerstwo Cyfryzacji skierowało w tej sprawie pismo do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, które rozpatruje zasadność użycia czujników obecności.

Ukryty klient w kontekście RODO

Ministerstwo zwróciło uwagę na działania prowadzone przez osoby zatrudnione w charakterze tzw. ukrytego klienta, stwierdzając wprost, że nie jest to monitoring. Z tego typu usług korzysta się w branży bankowej czy farmaceutycznej, aby sprawdzić jakość obsługi, jaką dana jednostka świadczy dla zwykłego klienta. Ukryty klient często korzysta z ukrytej kamery czy mikrofonu, nie informując o nagraniu, gdyż na tym polega sens takiego nadzoru. Ministerstwo stwierdziło, że opracowując nowe przepisy, które wejdą w życie do Kodeksu Pracy, miało na uwadze dwa czynniki: stałość i ciągłość działań monitorujących. Formy sprawdzania pracowników, które spełniają te warunki, mieszczą się w tzw. „innych formach monitoringu”. W myśl tych założeń ukryty klient nie spełniałby wymogów jawności, stałości i ciągłości monitorowania. Jego działania nie zmierzają do oceny pracy konkretnego pracownika, a do podniesienia jakości obsługi klienta w danej placówce, a zatem nie są monitoringiem.  

Monitorowanie e-maili należy uwzględnić w regulaminie pracowniczym

Ostatnim bardzo kontrowersyjnym aspektem jest monitorowanie skrzynek e-mail pracowników. Zarówno UODO jak i Ministerstwo Cyfryzacji wskazało, że jeśli skrzynka jest używana do korespondencji służbowej i prywatnej, to pracodawca nie ma prawa do jej monitorowania. Nie może mieć też pełnego dostępu do zasobów takiej skrzynki. Oczywiście jeżeli w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych regulacjach jest przesądzone, że skrzynka służby tylko celom służbowym, to pracodawca ma pełne prawo do jej kontroli. Trzeba przy tym pamiętać, że tajemnica korespondencji ma rangę konstytucyjną i wymaga szczególnej ochrony, dlatego jeśli mimo wewnętrznych regulacji pracodawca natknie się na korespondencję w skrzynce służbowej z oznaczeniem, że jest to wiadomość prywatna, nie powinien jej monitorować i na żadnym polu wykorzystywać w relacjach pracownik-pracodawca.

Czytany 473 razy